📎

Kontrakter

Denne guide giver dig en gennemgang af, hvordan du som leverandør opretter en ny kontrakt, der kan sendes til kunder, når de forespørger på et tilbud.

Formålet med guiden er at give dig et overblik over de kontrakttyper, der findes og samtidig fungere som et opslagsværk til, hvordan du opretter den enkelte kontrakt.

Indholdsfortegnelse

1. Ny kundeforespørgsel 🆕

Når du som partner logger ind, vil det første du ser være kundeforespørgsler. Både de forespørgsler, der er aktive og dem, du har mulighed for at afgive tilbud på.

Når du giver tilbud på en opgave, skal du vælge 1 af de to mulige kontrakttyper:

  • Abonnement
  • Engangsydelse

image

Du skal nu vælge, hvilken af de to typer, der passer til den service, du giver tilbud på. Typisk bruges Abonnement til services, som er løbende, såsom frokostordning, planteservice, rengøring eller kaffeløsning. Engangsydelse er derimod services, som kunden bruger en enkelt gang. Det kan for eksempel være VVS'er, piccolineservice eller flytning.

Herunder finder du en detaljeret gennemgang af hver kontrakttype.

1.1. Abonnement 🧾

Når du vælger kontrakttypen Abonnement, skal du vælge den prismodel, som skal bruges, når kunden faktureres. Der er to mulige prismodeller, nemlig fleksibel pris eller fast pris,som billedet herunder viser.

image

Fleksibel pris

Fleksibel pris bruges ,når frekvensen og mængden på en ydelse ændrer sig fra måned til måned. Det kan for eksempel være frokost, hvor der er behov for 50 kuverter i lige uger, men 65 kuverter i ulige uger. Vi går mere detaljeret ind i prismodellen nedenfor.

Fast pris

Fast pris bruges til services, hvor mængden og frekvensen er mere eller mindre konstant. Det kan for eksempel være rengøring eller vinduespudsning, hvor der bliver regnet en samlet månedlig pris. Læs videre for at få en gennemgang af, hvordan du opretter kontrakter med denne prismodel.

1.1.1. Fleksibel pris 💸

Som en ny ting kan du som partner oprette en kontrakt, hvor prismodellen er baseret på Fleksibel pris. Helt konkret betyder det, at du som partner kan tilføje ordrer, hvor mængden og frekvensen ikke er den samme fra uge til uge. Dermed betaler kunden kun for det, de modtager hver måned, og det bliver nemmere for dig som partner at lave kontrakter med varierende ordre skemaer. For at illustrere, hvordan Fleksibel Pris er en fordel, kommer der her et eksempel:

🍎
Kontor Konkret vil bestille en frugtkurv hver tirsdag. Frugtkurven skal indeholde den samme mængde frugt, så prisen vil være den samme - i alt 100 kr. pr. uge. Dog vil prisen pr. måned variere, fordi det er den ugentlige pris, der er afgørende. For eksempel, hvis ordren er startet i begyndelsen af november, hvor der er 4 tirsdage, vil Kontor Konkret have modtaget 4 frugtkurve. Regningen for november løber derfor op på 400 kr. I måneden efter, altså december, er der 5 tirsdage. Det betyder altså, at Kontor Konkret vil modtage 5 frugtkurve. Regningen for december løber derfor op på 500 kr. Som leverandør af frugtkurve kan du nu være sikker på, at Kontor Konkret får den rigtige pris for præcis, det de modtager hver gang. Derfor er det en fordel at bruge funktionen Fleksibel pris.

Sådan opretter du en kontrakt med Fleksibel Pris abonnement

Allerførst skal du vælge prismodellen Fleksibel Pris.

Herefter vælger du en startdato, for hvornår servicen påbegyndes og en eventuelt slutdato. Slutdatoen er valgfri, og hvis den efterlades tom, løber servicen indtil, den annulleres.

Billede: Vælg prismodel
Billede: Vælg prismodel

Herefter skal du skrive en titel på ordren, fx. "Frugtkurv". Du kan også navngive ordren mere specifikt, hvis du laver flere ordrer med varierende intervaller eller indhold, fx. "Frugtkurv Tirsdage" eller "Frugtkurv: Bananer".

Billede: Tilføj ordretitel
Billede: Tilføj ordretitel

Herefter skal du vælge den første dato for levering, eller hvornår kontrakten skal gælde fra.

Billede: Vælg dato for hvornår kontrakten går i gang
Billede: Vælg dato for hvornår kontrakten går i gang

Dernæst skal du vælge, hvor ofte leveringen skal forekomme. For at gøre det så fleksibelt for dig som muligt, men samtidigt overskueligt at holde styr på komplekse ordre, hænger datoreglerne sammen med prisudregningen. Det betyder altså, at dit valg har direkte indflydelse på den samlede ordre og pris. Du skal derfor være opmærksom på, hvad du taster ind.

Du har mulighed for at vælge hyppigheden af en levering (1 gang, 2 gange eller mere) samt frekvensen af en levering (dagligt, ugentligt eller månedligt). Du kan derfor frit vælge, om du for eksempel vil skrive 1 gang hver 14. dag, 2 gange hver måned eller 1 gang hver 2. uge, selvom det i bund og grund betyder det sammen. På den måde kan du lave et interval, hvor pris og levering hænger bedst sammen.

Billede: Dato, interval og frekvens
Billede: Dato, interval og frekvens

For hver ordrelinje skal du skrive varenavn, mængde og pris. Du kan selv bestemme, om enheden skal være pr. stk., pr. time eller pr. kg. På den måde har du mulighed for at tilpasse ordrelinjen til din prisliste. Hvis du laver en fejl eller noget ændrer sig, kan du trykke X for at fjerne en ordrelinje. Du kan også tilføje flere linjer ved at trykke Tilføj ny linje.

Billede: Vælg antal, enhed og pris
Billede: Vælg antal, enhed og pris

Hvis du ønsker at tilføje flere ordre eller ydelser, gør du det ved at klikke på Tilføj ordre under den første ordre, hvorefter en lignende sektion med ordretitel, datovælger og interval vil dukke op. Hver del af ordren kan på den måde have hver sin frekvens og være baseret på forskellige enheder. Den samlede pris bliver regnet for dig.

Billede: Tilføj ordre
Billede: Tilføj ordre

Hvis du tilføjer flere ordre, der minder meget om hinanden, kan det være en fordel at bruge knappen Duplikér. På den måde får du en kopi af din ordre, som du kan rette i, hvis du for eksempel skal ændre på antal. Hvis du kommer til at duplikere ved en fejl eller ombestemmer dig, kan du fjerne den duplikerede ordre ved at klikke på skraldespanden i øvre højre hjørne.

Billede: Dupliker
Billede: Dupliker

Når du har gemt og sendt ordren, får du et samlet overblik over dem alle sammen. Det bliver vist for kunden på samme måde, så de nemt kan se, hvad hver enkelt ordre består af.

Billede: Ordreoverblik
Billede: Ordreoverblik

1.1.2. Fast pris 🔒

Når du vælger kontrakttypen abonnement med Fast Pris, vil det hver måned være samme pris, kunden bliver faktureret. Ved ydelser, hvor intervallet og mængden er mere eller mindre det samme fra uge til uge, er det en nem og overskuelig måde at beregne og præsentere prisen for kunden. Her er et lille eksempel:

🧼
Kontor Komplex får rengøring, som i lige uger ligger tirsdag og torsdag og i ulige uger ligger tirsdag, torsdag og fredag. Den samlede månedlige pris er 40.000 kr. Partner Punktlig kan nu vælge at udfylde kontrakten med en ordrelinje for hver uge: 2 x rengøring lige uger = 20.000 kr. 2 x rengøring ulige uger = 20.000 kr. I alt = 40.000 kr Eller 4 x ugentlig rengøring = 60.000 kr. I alt = 60.000 kr Dermed kan Partner Punktlig sætte det ind i kalenderen uafhængigt af, hvad der står i ordren.

Her er en gennemgang af, hvordan du som partner sætter kontrakten op med prismodellen Fast pris. Fremgangsmåde:

Billede: Vælg fast pris
Billede: Vælg fast pris

Her skriver du, hvad ordren omhandler i linjen. Du kan skrive fritekst og formulere ordren, så det giver bedst mening for dig og kunden. Du skal herefter vælge antal, enhed og pris. Under enhed kan du igen vælge, om det skal være stk., kg. eller timer, som prisen er baseret på. Hvis det drejer sig om rengøring, kan du for eksempel selv bestemme, om du vil skrive antallet af timer på eller en "stk."-pris for hver rengøring.

Hvis beløbet for månedlig rengøring eksempelvis er 40.000 kroner, kan du derfor udfylde ordren på flere forskellige måder. Eksempelvis:

  • Rengøring ugentlig 1 stk. = 10.000 kr. og lave fire ordrelinjer af denne
  • Rengøring 20 timer = 10.000 kr. i fire ordrelinjer
  • Rengøring månedlig 1 stk. = 40.000 kr. i en enkelt ordrelinje

Når du har tilføjet den eller de ordrelinjer, der skal være, skal du planlægge ordren. Sæt startdatoen for den dag ydelsen leveres første gang eller den dato kontrakten går i gang. Slutdatoen er valgfri og kan udelades. Hvis du ikke sætter en slutdato, vil services og betalingen løbe indtil kontrakten annulleres.

Herefter skal du skrive, hvor ofte leveringen gentager sig ved at vælge hyppighed (1, 2 eller flere) og frekvens (dag, uge eller måned). Du kan for eksempel skrive 4 gange om måneden eller 1 gang om ugen alt efter, hvilket format, der passer bedst til leveringen.

Du skal være opmærksom på, at dit valg af interval ikke har indflydelse på ordrelinjen. Derfor regner systemet ikke selv prisen ud for månedlig rengøring, hvis du kun laver 1 ordrelinje for ugentlig rengøring, men sætter intervallet til 1 gang hver uge. Den pris, du ser under ordrelinjen, er den månedlige pris uanset, hvordan du indstiller intervallet. For din egen og kundernes skyld bør du derfor dobbelttjekke, at prisen i ordrelinjen hænger sammen med intervallet. Samtidig, hvis ordren ændrer sig i pris eller hyppighed, skal du selv rette det til. Igen, systemet regner det ikke automatisk.

1.2. Engangsydelse 🛍️

Når du udfylder et tilbud på en engangsydelse, som for eksempel besøg af en VVS'er eller opsætning af TV, er det en mere simpel udgave af kontrakten, du skal igennem.

Fremgangsmåde:

Først skal du vælge kontrakttypen Engangsydelse som vist på billeder herunder.

Herefter skal du skrive ydelsen ind på ordrelinjen og vælge antal, enhed og pris. Enhederne kan være stk., time eller kg. Her skal du vælge den, der passer bedst til ydelsen. Hvis det for eksempel er VVS'er, vil det måske give bedst mening at sætte enheden til timer og prisen pr. time. For eksempel kan ordrelinjen se ud som følgende

"Tilslutning af opvaskemaskine, 2 timer, 750 kr = 1500 kr."

Du kan tilføje så mange ordrelinjer, som du ønsker.

Derefter vælger du startdato og -tidspunkt samt slutdato og -tidspunkt.

Du kan sætte leveringen til at gentage sig selv, hvis det for eksempel er en længere VVS-opgave, der strækker sig over flere dage. Husk at intervallet i kalenderen ikke er forbundet med ordrelinjen. Du skal derfor være sikker på, at den totale pris fremgår under ordrelinjen, da systemet ikke selv regner den, selvom ordren skal gentages flere gange.

image

1.3. For alle typer kontrakter 📑

Visse funktioner er tilgængelige for alle typer kontrakter, og kan være til stor gavn for dig i dialogen med kunden.

image

  • Du kan tilføje noter
  • → Her kan du eksempelvis forklare mere detaljeret, hvordan dit tilbud er bygget op eller tilføje vigtige informationer, kunden skal være opmærksom på (eksempelvis "Bordene skal være ryddet hver tirsdag, så rengøringen kan komme til" eller "Økologisk frugt er også muligt for 1 kr. ekstra pr. stk.")

  • Du kan sende beskeder til kunden
  • → Hvis du eksempelvis har spørgsmål til kunden, som er vigtige at få svar på, inden du sender et tilbud (eksempelvis "Skal der også indregnes særlig rengøring af mus og tastatur i tilbuddet?")

  • Du kan tilføje filer
  • → Det kan for eksempel være nødvendigt at sende et menuforslag på et frokosttilbud eller en oversigt over sæsonens frugter.

  • Du kan gemme tilbuddet som kladde
  • → Du kan gemme kladden, hvis du eksempelvis ikke er klar til at sende tilbuddet afsted endnu, eller hvis du vil have det liggende som en standard skabelon.

  • Du kan altid se ordrehistorik og ændre i ordre (se afsnit nedenfor).

2. Ordrehistorik 📦

2.1. Overblik 👀

Når kontrakten på en opgave er accepteret, vil de planlagte eller tidligere ordre blive vist i en ordrehistorik i højre side. Du kan se den fulde ordrehistorik, hvis du klikker øverst på Se alle.

image

Overblikket viser dig ordre i indeværende måned. Du kan bruge pilene i højre og venstre side til at navigere fra måned til måned. Alle ordrerne på listen får et label, der fortæller, hvad deres status er;

  • Afleveret: Viser afsluttede ordre, som ikke er blevet aflyst.
  • Planlagt: Viser kommende ordre, som ikke er aflyst.
  • Aflyst: Viser aflyste ordre.

Det fulde beløb ændrer sig, hvis beløbet på nogle af ordrerne ændrer sig.

image

2.2. Ændring af en ordre 🔄

Hvis du klikker på en ordre række, får du en detaljeret oversigt over, hvad ordren indeholder. Her har du også mulighed for at ændre på en ordre, hvis du for eksempel skal tilføje et produkt eller ændre beløbet på et produkt. Det giver dig mulighed for at ændre en enkelt levering, så du slipper for at ændre hele kontrakten.

image

Når du udfylder detaljerne i modulet, kan du for eksempel:

  • Tilføje eller fjerne en ordrelinje
  • Rette prisen på et produkt
  • Rette datoen på en ordre
  • Aflyse en ordre

image

*Husk at tilføj en note, så både du og kunden kan se, hvorfor der er sket ændringer.

image

2.3. Tilføj en ordre 🛒

Det kan ske, at du skal tilføje en ekstra ordre ad hoc. Måske har kunden bestilt en ekstra frugtkurv, en fødselsdagskage eller særlig dybderensning af gulvet. Det kan du nemt tilføje, ved at klikke Tilføj ny ordre i ordre historikken.

Du skal bare udfylde detaljerne og trykke gem. Så vil ordren være synlig i ordre historikken for den pågældende måned.

image

Spørgsmål❓

Hvis du har nogle spørgsmål eller behov for yderligere support, er du mere end velkommen til at tage kontakt. Den hurtigste måde at få fat på os, er gennem platformens chatfunktion.

☎️
+45 43 99 15 29